掌握5要点,简报免紧张!

196人参与 |来源: |时间:2020-07-12

掌握5要点,简报免紧张!
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高阶主管是很难说服的一群人,他们多半时间紧迫,只能给你一点点时间。虽然大多数的观众也是如此,但高阶主管的不同之处,在于他们需要别人在提供资讯时把握精、準、简,以有效帮助他们做出重要决策。

对他们做简报,时间不宜拖太长,也不要把重点放在最后面,一开始就要让他们知道,你对他们有帮助。他们希望你赶快进入重点,他们没时闲、也没心情听你妙语如珠,你会发现他们经常急着打岔,即使接下来的三张投影片,你就能回答他们的问题。

因此,对高阶主管做简报时,重点要放在协助他们更有效率、更轻鬆的做决策,做法包括:

1.说重点:假装你只有五分钟,儘管你被分配到三十分钟,你準备了三十分钟的简报内容,也要假装你只有接下来的五分钟,这样能迫使你简洁扼要的解说他们最关心的事。先说重点,再深入探讨各项辅助数据。

2.提供所需:一定要切题,若他们要你提供印尼工厂刚发生的最新资讯,你就先说明这点,之后再谈其他。他们找你做简报,是认为你能填补这块资讯空缺,因此要尽快针对问题回答。

3.设定期待:一开始就让观众知道,在这场三十分钟的简报,你会先花五分钟做重点摘要,接下来的时间将进行讨论。大多数主管若知道很快就能提问,都会耐心的给你五分钟。

4.製作摘要投影片:以几张摘要投影片,清楚简明的秀出你的主要论点,其他投影片则当作附注说明。你可以运用10%的经验法则,如果你有五十页的附注投影片,就只要在一开始秀出五页的摘要投影片。做完摘要简报后,就可以让观众主导对话。通常高阶主管会想深入探讨有助于决策的论点,这时你可以很快从附注投影片中,找出辅助说明。

5.排练:简报之前,可先找个曾成功说服高层主管的人,帮你看看你的简报内容,给你建议,你的讯息是否简明扼要?摘要投影片是否把所有内容浓缩为可快速浏览的重要见解?是否遗漏了观众想知道的事项?

向高层主管团队做简报,深具挑战,也可能为你开启许多机会,他们有可能成为你的强力后盾。

三秒就要让人看懂你的讯息

此外,观众一次只能处理一种资讯流。他们要不是在听你演讲,就是在阅读投影片,无法两者同时并进,否则一定会漏掉部分你传达的讯息。因此,要设法确保观众快速理解视觉资料,并将注意力很快拉回你说的话。

研究显示,少了不相干的文字、图表、动画与声音干扰,学习效率可望提升。这些额外资讯会增加观众的认知负担,使他们分心,重要讯息反而被忽略了。

每张投影片都该通过我所称的「扫视测试」,亦即三秒钟就能看懂。诀窍在于:

1.先从空白页面着手:不要用「按一下以新增标题」、「按一下以新增文字」的投影片预设母片,把提示词关掉,在投影片上增加任何元素,要确定是行之有理。

2.限制字数:保持行文简洁,容易快速浏览。字级要够大,让坐在后面的人也能看得见。

3.统整视觉元素:整份投影片选择一种字体(顶多两种),从头到尾选择一致色调(最多三种互补色,加上几种中性色调,例如灰色或浅蓝)。

4.审慎安排元素:投影片放映时页面元素会比你在笔电萤幕上看到的大好几倍,务求画面整齐。物件大小要适切,若某元素比其他大,观众会以为那较重要。

摘自《跟谁简报都成功》

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